Version néerlandaise

PRIVACY- EN COOKIEBELEID

Versie van kracht op 6 oktober 2026

De bescherming van uw persoonsgegevens staat centraal in onze zorgen.

Bij Arkose&Co willen we u alle nodige informatie verstrekken om te begrijpen hoe wij uw gegevens gebruiken, en dat in alle transparantie!

Dit beleid is van toepassing op de gegevens die wij online verzamelen (op onze website en onze mobiele applicatie Arkose+), offline (in onze Climbing Lofts, tijdens onze evenementen, enz.), evenals bij onze partners en verwerkers. Het is wereldwijd van toepassing zodra wij met u in interactie treden, ongeacht of u:

• een klimmer of een klant bent van onze ruimtes;
• een bezoeker bent die surft op onze website of onze mobiele applicatie;
• een toekomstige medewerker bent die solliciteert op een van onze vacatures of een lid van ons team;
• een van onze partners, leveranciers of dienstverleners bent;
• of, heel eenvoudig, wanneer wij contact met u moeten opnemen in het kader van onze activiteiten!

Omdat onze activiteiten (en de wetgeving!) evolueren, kan het zijn dat wij dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens moeten bijwerken. Aarzel niet om deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van nieuwigheden.

Inhoudsopgave

1. Een beetje terminologie
2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
3. Wannneer verzamelen wij uw gegevens?
4. Welke gegevens verzamelen wij?
5. Hoe en hoe lang gebruiken wij uw gegevens?
6. Met wie delen wij uw gegevens?
7. Waar worden uw gegevens bewaard?
8. Hoe beschermen wij minderjarigen?
9. Hoe worden uw gegevens beveiligd?
10. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
11. Beheer van cookies
12. Een vraag, incident of klacht: hoe contact met ons opnemen

1. Een beetje terminologie

Omdat we de voorkeur geven aan klare taal boven juridisch jargon, volgen hier de definities van de essentiële begrippen om elkaar goed te begrijpen:

• "Gegevensbeschermingsautoriteit" : de openbare en onafhankelijke instantie die er op toeziet dat iedereen de regels inzake persoonsgegevens naleeft. In Frankrijk is dit de CNIL, in België de GBA/APD.
• "Persoonsgegeven(s)" : simpelweg elke informatie waarmee u rechtstreeks of onrechtstreeks kunt worden geïdentificeerd (uw naam, voornaam, e-mailadres of zelfs uw IP-adres!).
• "Gevoelig(e) Gegeven(s)" : heel specifieke informatie die raakt aan uw privacy of aan hoog beschermde aspecten van uw leven (ras of etnische afkomst, religie, gezondheidsgegevens, enz.).
• "Betrokkene(n)" : de klimmer, klant, bezoeker van de website of Arkose+, sollicitant of het lid van ons team van wie de gegevens worden gebruikt.
• "Verwerkingsverantwoordelijke" : de entiteit die uw gegevens gebruikt en beslist over het "waarom" en het "hoe".
• "AVG" / "RGPD" : de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, van toepassing vanaf 25 mei 2018).
• "Zaal / Zalen" of "Climbing Loft" : verwijst naar alle vestigingen van het merk "Arkose", inclusief boulder- en lengteklimzones, kantines, shops en bars, gelegen in Frankrijk, Spanje en België.
• "Verwerker" : een betrouwbare technische dienstverlener of partner die ons dagelijks helpt (zoals onze webhost of onze betaaldienstverlener) en die uw gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerkt.
• "Verwerking" : elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot uw gegevens, al dan not geautomatiseerd. Voorbeeld: het verzamelen van uw gegevens bij een inschrijving, het registreren, opslaan op onze servers of het wissen ervan.

Begrippen die in dit beleid met een hoofdletter beginnen, zijn in dit artikel gedefinieerd.

2. Wie is verantwoordelijk voor het gebruik van uw gegevens?

In het kader van onze activiteiten worden uw Persoonsgegevens verwerkt door:

• Arkose&Co, moedervennootschap van de Groep Arkose;
• Haar dochterondernemingen, Arkose Belgium en Arkose Climbing SL;
• en Haar franchisepartners.

Arkose&Co treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke: zij centraliseert en beheert al uw gegevens. Enerzijds beheert zij al onze globale diensten (onze website, de applicatie Arkose+, onze communicatie, uw abonnementen, enz.). Anderzijds staat zij rechtstreeks in voor de dagelijkse uitbating van onze Climbing Lofts in Frankrijk (met uitzondering van franchisezalen).

Onze dochterondernemingen handelen onder leiding van Arkose&Co om te zorgen voor de dagelijkse uitbating van onze Zalen in België en Spanje.

Onze franchisepartners baten hun vestigingen onafhankelijk uit en treden op als Verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijk met Arkose&Co, uitsluitend voor de gegevens van hun eigen klanten. Dit gezamenlijke beheer stelt u in staat om één enkel account te behouden en toegang te krijgen tot alle Zalen van het netwerk.

U kunt al onze juridische vermeldingen alsook die van onze dochterondernemingen en franchisepartners terugvinden in de rubriek "Juridische vermeldingen" op onze website.

In dit beleid verwijst "wij" of "Arkose" naar al deze entiteiten samen.

3. Wanneer verzamelen wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw Persoonsgegevens op heel specifieke momenten, hetzij rechtstreeks in onze Zalen, hetzij online (op onze website www.arkose.com en onze applicatie plus.arkose.com / Arkose+), afhankelijk van uw relatie met ons:

• Wanneer u klant bent bij Arkose : wanneer u onze producten of diensten bestelt (aankoop van een jaarabonnement, klimsessies, inschrijving voor stages of lessen, enz.).
• In het kader van onze professionele relaties : als u een leverancier, dienstverlener of partner bent (bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt per e-mail, telefoon of ons uw visitekaartje geeft).
• Tijdens onze evenementen : wanneer u deelneemt aan door Arkose georganiseerde evenementen (wedstrijden, feesten, enz.), kunnen wij bepaalde gegevens verzamelen die nodig zijn voor uw deelname en de organisatie van het evenement.
• Als u meedoet aan het Arkose-avontuur : wanneer u solliciteert op een vacature, ons een spontane sollicitatie stuurt, of als u al deel uitmaakt van ons team als werknemer of bedrijfsleider.
• Via derden, partners en dienstverleners : op een meer indirecte manier, wanneer wij informatie ontvangen van derde instanties (ratingbureaus of juridische informatiewebsites zoals Infogreffe) of van onze partners en dienstverleners (beheersplatformen voor openbare Wi-Fi of marketingtools).
• Tijdens uw onlinesessies : zodra u op onze website of applicatie surft of de functionaliteiten en diensten gebruikt die via deze platformen beschikbaar zijn.

Om optimaal van onze website en applicatie te kunnen genieten, is bepaalde informatie essentieel. U staat er vanzelfsprekend vrij in om uw Persoonsgegevens niet aan ons mee te delen. Zonder deze gegevens kunnen bepaalde diensten of functionaliteiten echter niet of slechts gedeeltelijk werken.

4. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij Arkose verzamelen wij uitsluitend de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om u de best mogelijke ervaring te bieden. Elk verzameld gegeven heeft een specifiek doel en hangt af van de manier waarop u met ons communiceert.

In de normale uitoefening van onze activiteiten zoeken wij niet naar het verzamelen van Gevoelige Gegevens (zoals ras of etnische afkomst, religie of gezondheidsgegevens). Dit kan echter gebeuren in de volgende gevallen:

• Als wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen en u ons bijvoorbeeld een medisch attest bezorgt om uw abonnement te schorsen of op te zeggen;
• Als de wet ons dit verplicht of Allows (met name voor onze verplichte aangiften);
• Voor het opsporen en voorkomen van strafbare feiten (zoals fraude).

Als u ons Gevoelige Gegevens van een derde (een familielid of echtgenoot) overdeelt, dient u ons dit uitdrukkelijk te vermelden.

5. Hoe en hoe lang gebruiken wij uw gegevens?

Elk gebruik van uw Persoonsgegevens is gebaseerd op een specifieke juridische grondslag (de zogenaamde "rechtsgrond").

Wij hanteren strikte regels om te garanderen dat uw Persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Na afloop van de hieronder gedefinieerde bewaartermijnen wissen wij uw gegevens uit onze systemen of anonimiseren wij ze zodat u niet langer kunt worden geïdentificeerd.

• Klanten en prospecten (commerciële relatie & support) : uw gegevens worden bewaard gedurende de gehele duur van onze contractuele relatie, en vervolgens gedurende maximaal 3 jaar vanaf uw laatste contact (bijv. laatste aankoop, laatste aanmelding, klik op een link in een e-mail of supportaanvraag).
• Getrouwheidsprogramma en toestemmingen : gegevens die verband houden met uw getrouwheidsprogramma of inschrijvingen op nieuwsbrieven worden bewaard tot de intrekking van uw toestemming of, bij gebreke daarvan, gedurende maximaal 3 jaar vanaf uw laatste contact.
• Applicatie en website Arkose+ : in geval van verwijdering van uw gebruikersaccount of van de applicatie worden uw inhoud en informatie op het platform gewist. Uw profiel-Persoonsgegevens worden nog gedurende een extra termijn van 6 maanden bewaard vóór hun definitieve verwijdering.
• Leveranciers, dienstverleners en partners (B2B) : gegevens met betrekking tot onze B2B-commerciële relaties worden bewaard voor de duur van het contract, en vervolgens gearchiveerd gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn, zijnde 5 jaar vanaf het einde van de relatie of het laatste contact.
• Wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen : bepaalde gegevens worden langer bewaard wanneer de wet ons dit verplicht. Dit geldt met name voor boekhoudkundige bewijsstukken, facturen en financiële documenten die gedurende 10 jaar na sluiting van het boekjaar worden bewaard.
• Sollicitaties (Werving) : cv's en motivatiebrieven die voor niet-weerhouden sollicitaties zijn verzonden, worden maximaal 2 jaar na het laatste contact bewaard.
• Beveiliging en traceerbaarheid :
  • Beelden van camerabewaking in de Zaal worden maximaal 30 dagen bewaard.
  • Wi-Fi-verbindingslogs worden 1 jaar bewaard.
  • Cookies worden maximaal 12 maanden bewaard.
• Beheer van geschillen :
  • In geval van een precontractueel geschil worden de gegevens bewaard tot de minnelijke schikking van het geschil of, bij gebreke daarvan, tot de verjaring van de overeenkomstige rechtsvordering.
  • In geval van een gerechtelijk geschil worden de gegevens bewaard tot alle mogelijke rechtsmiddelen tegen de genomen beslissing zijn uitgeput.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Bij Arkose verkopen wij uw Persoonsgegevens nooit. Wij delen ze alleen met gerichte ontvangers wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de werking van onze diensten, het nakomen van onze wettelijke verplichtingen of de veiligheid van onze ruimtes.

Afhankelijk van uw situatie kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan de volgende categorieën van ontvangers:

• Onze bevoegde interne teams : medewerkers van Arkose die er toegang toe moeten hebben in het kader van hun opdrachten (receptie in de Zaal, klantenservice, commerciële dienst, marketing- en datateams, boekhoudkundige en juridische diensten, enz.).
• Onze Verwerkers : technische en operationele partners die ons helpen onze dagelijkse activiteiten uit te voeren (onze softwareontwikkelaar voor beheer en kassa, onze webhosts, enz.);
• Onze externe professionele adviseurs : onze accountants, bedrijfsrevisoren, advocaten en externe auditors, die allemaal gebonden zijn aan geheimhoudingsplichten;
• Overheids- en gerechtelijke instanties : wettelijk bevoegde instanties (politie, jusititie, belastingdienst), uitsluitend op officieel vorderen of om reële of vermoede beveiligingslekken te melden, overeenkomstig de wet; In geval van evolutie van onze structuur: elke potentiële koper of partner in het geval dat wij al onze activiteiten of een deel ervan zouden verkopen of overdragen (inclusief bij fusie, herstructurering, ontbinding of liquidatie).

Wanneer wij een beroep doen op externe dienstverleners om uw gegevens te verwerken, eisen wij van hen een onberispelijk niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Elk van onze Verwerkers is aan ons gebonden door contractuele verbintenissen die hen verplichten om:

• Uw gegevens uitsluitend te verwerken volgens onze voorafgaande schriftelijke instructies;
• Strikte beveiligingsmaatregelen toe te passen om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw Persoonsgegevens te beschermen;
• Alle verplichtingen na te leven die door de toepasselijke regelgeving worden opgelegd.

7. Waar worden uw gegevens bewaard?

Om u een maximaal niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te garanderen, worden uw Persoonsgegevens opgeslagen en verwerkt op servers die zich uitsluitend binnen de Europese Unie bevinden.

8. Hoe beschermen wij minderjarigen?

Om het wettelijk kader te respecteren en de privacy van minderjarigen te beschermen, is het verzamelen van hun Persoonsgegevens, hetzij in onze Climbing Lofts, hetzij op onze onlinediensten, onderworpen aan strikte regels:

• Voor elke beoefening in de Zaal (met name bij vrije toegang vanaf 12 jaar voor boulderen), inschrijving voor een les, stage of evenement, moet de minderjarige verplicht beschikken over een toestemming verleend door zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger.
• Vóór het aanmaken van een account op onze website of op de applicatie Arkose+, wordt de minderjarige gebruiker geacht de voorafgaande toestemming van zijn/haar ouders of wettelijke voogden te hebben verkregen.

De ouderlijke toestemming kan op elk moment door onze teams worden gecontroleerd (in de Zaal of bij controles op uw account). Als het gevraagde bewijsstuk of de ouderlijke toestemming niet onmiddellijk aan ons wordt overgelegd, behoudt Arkose zich het recht voor om de toegang van de minderjarige tot onze vestigingen en tot zijn/haar online account onverwijld te schorsen of te beëindigen.

9. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

De beveiliging en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens staan centraal in onze zorgen. Wij passen alle passende technische en organisatorische maatregelen toe om uw informatie te beschermen tegen verlies, wijziging, bekendmaking, vernietiging, aanpassing of ongeoorloofde toegang.

Om de beveiliging van uw gegevens dagelijks te waarborgen, hanteren wij strikte toegangs- en controleregels:

• Strikt beperkte toegang : alleen onze bevoegde werknemers, gemachtigden en Verwerkers die er in het kader van hun functie kennis van moeten nemen, hebben toegang tot uw gegevens.
• Geheimhoudingsplicht : iedereen die toegang heeft tot uw Persoonsgegevens is gebonden aan een strikte geheimhoudingsverklaring en stelt zich bij inbreuk bloot aan tuchtmaatregelen en/of juridische sancties.

Omdat het internet een open netwerk is, kan de overdracht van informatie online nooit 100% worden gegarandeerd. Hoewel wij alles in het werk stellen om uw gegevens op onze servers en platformen te beschermen, gebeurt de overdracht van uw gegevens over het netwerk op uw eigen verantwoordelijkheid.

Als u misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang tot uw Persoonsgegevens vaststelt of vermoedt, neem dan onmiddellijk contact met ons op volgens de modaliteiten vermeld in Artikel 12 van dit beleid. Onze teams zullen meteen de nodige maatregelen nemen om uw situatie te controleren en te beveiligen.

10. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Overeenkomstig de AVG/RGPD behoudt u de controle over uw informatie. U beschikt over verschillende rechten die u op elk moment kunt uitoefenen.

Let op: de uitoefening van bepaalde rechten kent uitzonderingen:

• Het recht op gegevenswissing is niet van toepassing op gegevens die wij wettelijk verplicht zijn te bewaren (bijvoorbeeld facturen en boekhoudkundige stukken die 10 jaar worden bewaard) of die nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• In geval van uitoefening van uw recht van bezwaar kunnen wij de verwerking voortzetten als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
• Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die vóór de datum van deze intrekking zijn uitgevoerd.
• Het verstrekken van een kopie van uw gegevens is gratis. In geval van kennelijk ongegronde, herhaalde of buitensporige verzoeken kunnen wij echter de betaling van redelijke administratieve kosten eisen of weigeren op het verzoek in te gaan (waarbij wij onze beslissing systematisch motiveren).
• Overdraagbaarheid geldt alleen voor gegevens die u rechtstreeks aan ons hebt verstrekt en die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.

Om een van deze rechten uit te oefenen of voor elke vraag over het beheer van uw gegevens, kunt u eenvoudig contact met ons opnemen via de contactgegevens in Artikel 12 van dit beleid. Om uw gegevens te beschermen en elk risico op identiteitsdiefstal te voorkomen, kan een bewijs van uw identiteit worden gevraagd. Wij verbinden ons er toe u zo snel mogelijk te antwoorden (in principe binnen 1 maand, welke termijn kan worden verlengd als het verzoek complexe analyses vereist).

11. Beheer van cookies

Wanneer u op onze website of onze applicatie surft of wanneer u onze elektronische berichten leest, kunnen er gegevens op uw terminal (computer, tablet, smartphone) worden opgeslagen of gelezen, onder voorbehoud van het verkrijgen van uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Wat is een cookie?

Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw apparaat wordt opgeslagen en dat gegevens met betrekking tot uw navigatie registreert. Bij uw volgende bezoeken stelt het ons in staat u te herkennen, uw voorkeuren te onthouden, te voorkomen dat u zich op elke pagina opnieuw moet aanmelden of het verkeer te analyseren.

Cookies beschadigen uw systeem niet en worden onderverdeeld in twee typen levensduur:

• Sessiecookies : tijdelijk, ze worden uitsluitend opgeslagen voor de duur van uw navigatie en worden automatisch gewist zodra u uw browser sluit.
• Permanente cookies : ze blijven op uw apparaat opgeslagen na het sluiten van de browser en stellen de site in staat u te herinneren bij uw volgende bezoek (met name gebruikt voor Google Analytics en het personaliseren van uw keuzes).

Om u een vlotte ervaring te bieden, categoriseren wij cookies volgens hun functie:

• Strikt noodzakelijke cookies : essentieel voor de werking van onze site en applicatie. Ze stellen u in staat onze diensten doeltreffend en veilig te gebruiken. Ze kunnen niet worden uitgeschakeld en verzamelen geen informatie voor commerciële doeleinden.
• Prestatiecookies : ze stellen ons in staat het publiek te meten, bezoeken te tellen, verkeersbronnen te identificeren en te zien welke pagina's het meest worden geraadpleegd om de prestaties en ergonomie van onze sites te verbeteren.
• Functionele cookies : ze stellen onze site in staat uw keuzes te onthouden (gebruikersnaam, taal, land, lettergrootte, enz.) om u een gepersonaliseerde navigatie te bieden, aangepaste updates te tonen of u in staat te stellen video's te bekijken en te reageren op onze blog.
• Personalisatiecookies : ze stellen ons in staat u informatie te communiceren over aanbiedingen of oplossingen die u op basis van uw gebruik kunnen interesseren.

Hoe uw keuzes controleren en instellen?

Met uitzondering van de cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de site, wordt er geen enkele cookie geplaatst zonder uw akkoord. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen:

• Vanuit uw internetbrowser : de meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te aanvaarden. U kunt uw browser configureren om een waarschuwing te ontvangen vóór het plaatsen van een cookie of om alle cookies systematisch te blokkeren (raadpleeg het menu "Help" van uw browser).
• Via informatie- en bezwaarsites van derden : u kunt meer informatie verkrijgen over het beheer van cookies en u uitschrijven voor cookies van bepaalde advertentiebedrijven op de volgende sites:
  • All About Cookies: www.allaboutcookies.org/manage-cookies
  • Your Online Choices: www.youronlinechoices.com
  • About Ads: www.aboutads.info/choices

Let op: het volledig uitschakelen van cookies in uw browser kan uw navigatie-ervaring beïnvloeden en de toegang tot bepaalde functionaliteiten verhinderen (Arkose is niet verbonden aan deze sites van derden en wijst elke verantwoordelijkheid af voor de inhoud ervan).

12. Een vraag, incident ou klacht: hoe contact met ons opnemen

Bij Arkose willen we de bescherming van uw Persoonsgegevens garanderen en een totale transparantie waarborgen. Of u ons nu een vraag wilt stellen, uw rechten wilt uitoefenen, u wilt uitschrijven voor onze communicatie of een beveiligingsprobleem wilt melden, onze teams staan tot uw dienst.

U kunt op elk moment contact opnemen met onze aanspreekpartner voor gegevensbescherming:

• Per e-mail: vosdonnees@arkose.com
• Per post: Arkose&Co — Service Gestion des Données, 37-39, rue des Grands Champs — 75020 PARIJS (FRANKRIJK)

U kunt deze contactgegevens gebruiken voor elk onderwerp met betrekking tot uw gegevens, en met name om:

• Een vraag te stellen over dit privacybeleid;
• Uw rechten uit te oefenen;
• Uw voorkeuren te beheren en geen commerciële informatie meer van ons te ontvangen;
• Een incident of vermoeden van inbreuk te melden: hoewel wij strikte beveiligingsmaatregelen toepassen, is geen enkele technologie volledig feilloos. Als u denkt dat de beveiliging van uw gegevens in gevaar is gebracht of dat ze misbruikt worden, waarschuw ons dan onmiddellijk.

Wij zullen elk verzoek zorgvuldig en vertrouwelijk onderzoeken om zo snel mogelijk een duidelijk en passend antwoord te bieden.

Als u, nadat u contact met ons hebt opgenomen, van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd or dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de regelgeving, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit van uw verblijfland:

• In Frankrijk kunt u contact opnemen met de CNIL :
  • Website: www.cnil.fr
  • Per post: Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3, place de Fontenoy — TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07 (FRANKRIJK)
• In België kunt u contact opnemen met de GBA / APD :
  • Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be / www.autoriteprotectiondonnees.be
  • Per post: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35 — 1000 BRUSSEL (BELGIË)
• In Spanje kunt u contact opnemen met de AEPD :
  • Website: www.aepd.es
  • Per post: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), Edificio Cuzco IV, Paseo de la Castellana, 141, planta 9 — 28046 Madrid (SPANJE)